Distansuppgift 3, Marias uppgift

Beskriv något evenemang (en kurs, ett seminarium, ett möte) med vilket du kunde skapa synlighet för din organisation. Presentera en handlingsplan som besvarar så detaljerat som möjligt hur du går tillväga för att skapa denna synlighet. Fundera på vilka alla processer som måste vara i skick inom din organisation för att mötet med dina kunder skall bli så strålande som möjligt. Fundera också på hur du kan ställa upp mätbara mål. Lämna in handlingsplanen i PD-forum före den 5.1.2008 kl. 23.55 ;-). Då hinner jag också ta del av innehållet innan vi träffas.

EAEA ordnar årligen en träff i EU-parlamentet i Bryssel. Det sker på vårsidan (oftast i april). Baserat på hur vi borde ha ordnat den senaste mottagningen kommer här en handlingsplan.
1. Sex månader före (i oktober) slås fast vilken MEP som är villig att stå värd (officiellt måste alltid en MEP göra invitationen och boka lokalen). Tillsammans med denna MEP beslutas om årets tema. Förslag för 2008 är Interkulturell dialog, som är EU:s temaår 2008. Valet av MEP är oerhört viktig. Det måste vara någon med lång erfarenhet, stort kontaktnät, intresse för utbildningsfrågor, någon som sitter i utbildningskommittéen, gärna på någon hög post.
2. Tidpunkten bestäms av MEParnas kalender (de måste ha session i Bryssel veckan för arrangemanget, annars kommer ingen) och utbudet i övrigt. Normalt sett erbjuds 1-3 såna här evenemang per kväll, så konkurrensen är hård.
3. Avgörande är en bra relation till MEPens assistent(er) som måste göra mycket av det praktiska arbetet. Detta kräver smörjning och regelbundna kontakter (inte bara via mejl). Någon måste finnas på plats i Bryssel för att på kort varsel kunna träffas och planera/diskutera smått som stort.
4. Evenemanget behöver budgeteras. Hur många gäster, hur mycket traktering (bara drycker, småtilltugg, eller mat?, begränsning av mängden drycker?) Möjligheten till sponsorering undersöks. Vi använder EAEA:s standardavtal för sponsorering och närmar oss ett par potentiella sponsorer (som är etiskt oproblematiska).
5. Någon form av specialgåva eller jippo är ett plus (som en USB-minnessticka med vår logo och våra dokument färdigt sparade)
6. En erfaren EU-evenemangsorganisatör behövs, som ser till att sprida information via parlamentets interna, officiella och inofficiella informationskanaler. Detta garanterar en hög närvaro av olika mer eller mindre högt uppsatta beslutsfattare (såväl förtroendevalda som tjänstemän, företagsledare och lobbyister).
7. Tre månader i förväg avslutas planeringen och designen av allt marknadsförningsmaterial. Eftersom det är förbjudet att hänga upp affischer i parlamentsbyggnader behövs alternativa produkter (roll-ups fungerar bra). Det är viktigt att inte vara för slick, det skapar antipati. Professionellt, men med hjärta. Alltså lönar det sig inte att anlita en professionell PR-firma, resultatet blir för kallt. Diskussioner förs från start om vilka värden vi står för, och hur de manifesteras i valet av bildvärld, former, fonter och färger. Avgörande är att synliggöra människan. Eftersom evenemanget är en tvåtimmarsaffär lönar det sig att fokusera på ett huvudbudskap och göra det mycket tydligt. Tryckta temamappar/foldrar som innehåller mer information och som delas ut till alla fungerar bra.
8. Listan på tryckmaterial blir således: Roll-ups, folder, allmän broschyr, tryckta inbjudningar och en eller två broschyrer om temat. Här kommer språkfrågan in, ska vi göra bara på engelska, eller också på franska? Tids- och kostnadsfråga. Om temat är interkulturell dialog måste titeln göras på en massa språk.
9. Vid tremånadersstrecket hålls också en sista genomgång av arbetsfördelningen, rapporteringsansvaret och metoder för detta. Regelbundna möten börjar hållas veckovis via MSN (Messenger) för transparensens skull. Detta eftersom några av oss sitter i Bryssel, några i Helsingfors, några annorstädes.
10. Två månader kvar, listan på teknisk utrustning som behövs skickas till parlamentets teknikgrupp. Den slutliga beställning av mat och/eller dryck, samt dekoration (blomsterarrangemang etc) skickas till respektive ansvarig leverantör.
11. När det är en månad kvar skickas inbjudningar ut till MEPs, lobbyorganisationer och alla andra kontaktnät som vi samlat in (temastyrt) under den föregående månaden. Redan tre månader före sätts inbjudan och information ut på EAEAs hemsidor och skickas till EAEAs medlemmar.
12. Den sista månaden färdigställs visuellt presentationsmaterial (PowerPoint, och slideshows). Dessa snurrar i bakgrunden i ena hörnet under tillställningen.
13. En månad kvar: talet som MEP:en skall hålla slipas och diskuteras. EAEA färdigställer sitt uttalande som innehåller kärnan i det politiska budskap man önskar föra fram, komplett med en kort lista på föreslagna åtgärder.
14. Registrering av deltagare fortgår fram till en vecka före evenemanget. Alla som inte jobbar inom parlamentet måste uppge fullständigt namn och födelsedatum för passersedlarnas skull, som förbereds i förväg.
15. Kvällen innan förs allt material till parlamentet för säkerhetskontroll.
16. Presskonferens på förmiddagen med MEP och vår ordförande, och ett centralt tydligt budskap. Pressrelease.
Fundera på vilka alla processer som måste vara i skick inom din organisation för att mötet med dina kunder skall bli så strålande som möjligt.
a) Arbetsfördelningen, roller och ansvar måste vara mycket tydlig.
b) Ett system för rapportering som är lätt och kraftfullt behövs.
c) En tydlig ledare behövs, med översikt och förmåga att a)inspirera b) kräva c) vara flexibel
d) Kommunikationskanalerna måste vara öppna
e) Organisationens verksamhetsplan måste vara anpassad för att ge detta tillräckligt med tid, och inte vara det där extra man gör efter allt annat (rutinarbete)
f) Förmåga att agera med andra aktörer (MEPs, assistenter, byråkrater, sponsorer)
Fundera också på hur du kan ställa upp mätbara mål.
a) Antal deltagare
b) Typ av deltagare (MEP, assistent, EAEA-medlem, praktikant osv)
c) Mediabevakning
d) Uppföljning i relevanta organ kring vårt uttalande och föreslagna åtgärdspaket
e) Svårighet/lätthet att få sponsorer
f) Erbjudande från andra MEPar att stå värd för kommande arrangemang
g) Antal nya prenumeranter på vårt elektroniska nyhetsbrev
h) Antal nya besökare på våra temasida om ämnet
i) Antal underskrifter på vår eventuella appell om ämnet